Ajans ve Üçüncü Taraflarla Çalışma Prosedürü

Bu prosedür, Top Inclusive Brands® kapsamında PR ajansları, iletişim ajansları, danışmanlık şirketleri ve diğer üçüncü taraflarla yürütülebilecek iş birliklerinin çerçevesini tanımlamak amacıyla hazırlanmıştır.

Temel yaklaşımımız; değerlendirme sürecinin bağımsızlığını, gizliliğini ve tutarlılığını korurken, değerlendirme tamamlandıktan sonraki iletişim ve görünürlük süreçlerinde kuruluşların birlikte çalıştığı ajans ve diğer paydaşlarla uyumlu bir iş birliği zemini oluşturmaktır.

Top Inclusive Brands® kapsamında yürütülen değerlendirme süreci doğrudan TDX Consulting ile değerlendirilen kuruluş arasında yönetilir.

Bu kapsamda;

• değerlendirme sürecinin planlanması,
• kuruluşla yapılan resmî iletişimler,
• değerlendirme ve puanlama,
• sonuçların paylaşılması,
• detaylı raporlama çalışmaları,
• varsa aksiyon planları,
• ticari görüşmeler,
• sözleşme ve faturalandırma süreçleri

doğrudan TDX Consulting ile değerlendirilen kuruluş arasında yürütülür.

Bu yaklaşım, değerlendirme sürecinin her kuruluş için aynı standartlarda ilerlemesini ve iletişim zincirinin mümkün olduğunca açık tutulmasını amaçlamaktadır.

Ajanslar ve diğer üçüncü taraflar, değerlendirme çalışması tamamlandıktan ve ilgili sonuçlar değerlendirilen kuruluş ile paylaşıldıktan sonra sürece dahil olabilir.

Bu aşamada ajanslarla özellikle aşağıdaki alanlarda iş birliği yapılabilir:

• recognition duyurularının planlanması,
• basın ve medya iletişimi,
• sosyal medya iletişimi,
• kurumsal iletişim koordinasyonu,
• yayın ve lansman çalışmaları,
• onaylanmış logo ve badge kullanımının koordinasyonu,
• kurumun kendi iletişim planının Top Inclusive Brands® iletişim çerçevesiyle uyumlandırılması.

Ajansların veya diğer üçüncü tarafların sürece dahil edilmesi, ilgili kuruluşun bilgisi ve yönlendirmesi doğrultusunda gerçekleştirilir.

Top Inclusive Brands® değerlendirmesi TDX Consulting tarafından standartlaştırılmış ve kanıta dayalı bir metodoloji doğrultusunda yürütülür.

Değerlendirme sürecinde;

• kamuya açık kaynaklar incelenir,
• ilgili değerlendirme kriterleri uygulanır,
• bulgular ve puanlar TDX Consulting tarafından oluşturulur,
• sonuçlar doğrudan değerlendirilen kuruluş ile paylaşılır.

Değerlendirme metodolojisinin uygulanması, puanlama ve recognition uygunluğunun belirlenmesi TDX Consulting sorumluluğundadır.

Ajansların veya diğer üçüncü tarafların değerlendirme tamamlanmadan önce sürece dahil edilmemesi, hem değerlendirme bağımsızlığını hem de kuruluşla doğrudan ve tutarlı bir iletişim yürütülmesini desteklemektedir.

TDX Consulting tarafından hazırlanan çalışma çıktıları doğrudan ilgili kuruluş için hazırlanır.

Bunlar arasında;

• Detailed Assessment Report,
• değerlendirme raporları,
• skor kartları,
• aksiyon planları,
• metodolojiye ilişkin özel değerlendirme çıktıları,
• analiz notları,
• diğer kuruma özel çalışma dokümanları

yer alabilir.

Gizlilik ve çalışma bütünlüğünün korunması amacıyla bu dokümanlar TDX Consulting tarafından ajanslar dahil olmak üzere üçüncü taraflarla doğrudan paylaşılmaz.

Rapor ve çalışma çıktıları yalnızca ilgili değerlendirilen kuruluş ile paylaşılır.

Kuruluşun daha sonra kendi rapor veya sonuçlarını kendi ajansı, danışmanı veya diğer iş ortaklarıyla paylaşmayı tercih etmesi ise kuruluşun kendi karar ve sorumluluğundadır.

Değerlendirme sonuçları öncelikle doğrudan ilgili kuruluş ile paylaşılır.

Kuruluş sonuçlarını aldıktan sonra, gerekli görülmesi halinde kendi ajansını veya diğer iletişim ortaklarını sonraki aşamalara dahil edebilir.

Bu yaklaşım, değerlendirmenin kendisi ile değerlendirme sonucunun nasıl iletişime taşınacağının birbirinden ayrı tutulmasını sağlar.

Top Inclusive Brands® kapsamında sunulan değerlendirme, detaylı raporlama, badge/logo lisansı veya diğer ilgili hizmetlere ilişkin tüm sözleşmeler doğrudan TDX Consulting ile hizmeti alan kuruluş arasında yapılır.

Sözleşme, teklif, faturalandırma ve ödeme süreçleri de doğrudan TDX Consulting ile ilgili kuruluş arasında yürütülür.

Ajanslar veya diğer üçüncü taraflar bu süreçlerde iletişimi kolaylaştırabilir veya koordinasyon desteği sağlayabilir; ancak sözleşmesel ilişkinin tarafı ilgili kuruluş ile TDX Consulting'dir.

Top Inclusive Brands® yaklaşımında değerlendirme süreci ile değerlendirme sonrasındaki iletişim süreci birbirinden ayrı ele alınır.

Değerlendirme süreci;

• metodoloji,
• kanıt incelemesi,
• puanlama,
• kalite kontrol,
• sonuçlandırma

aşamalarından oluşur ve TDX Consulting ile değerlendirilen kuruluş arasında yürütülür.

İletişim aşaması ise değerlendirme tamamlandıktan sonra, kuruluşun tercihleri doğrultusunda ajansların ve diğer iletişim partnerlerinin katkısıyla yürütülebilir.

Bu ayrım, hem değerlendirme bağımsızlığının korunmasına hem de ajansların kendi uzmanlık alanlarında sürece daha etkin katkı sunabilmesine yardımcı olur.

Top Inclusive Brands® kapsamında sunulan isteğe bağlı ücretli hizmetler ile değerlendirme sonucu birbirinden ayrıdır.

Detailed Assessment Report, Action Plan, Badge/Logo Licence veya diğer hizmetlerin satın alınması;

• puanı,
• recognition uygunluğunu,
• değerlendirme sonucunu,
• yayın kararını

etkilemez.

Benzer şekilde, kuruluşun bir ajansla veya başka bir üçüncü tarafla çalışıyor olması da değerlendirme sonucu üzerinde herhangi bir avantaj veya dezavantaj oluşturmaz.

Ajansları ve diğer iletişim partnerlerini Top Inclusive Brands® ekosisteminin önemli paydaşları olarak görüyoruz.

Özellikle değerlendirme tamamlandıktan sonra ajanslar;

• sonuçların doğru şekilde konumlandırılması,
• iletişim planının hazırlanması,
• medya ilişkilerinin yürütülmesi,
• kurum içi ve kurum dışı iletişim,
• sosyal medya ve içerik planlaması,
• recognition görünürlüğünün yönetilmesi

konularında önemli katkı sağlayabilir.

Bu nedenle yaklaşımımız ajansları süreç dışında bırakmak değil; değerlendirme aşaması ile iletişim aşamasındaki rollerin açık şekilde ayrıştırılmasını sağlamaktır.

Ajanslar veya diğer üçüncü taraflardan gelen taleplerde aşağıdaki yaklaşım kullanılabilir:

“Top Inclusive Brands® kapsamında değerlendirme, raporlama, sözleşme ve sonuç paylaşım süreçleri doğrudan değerlendirilen kuruluş ile TDX Consulting arasında yürütülmektedir. Değerlendirme çalışması tamamlandıktan sonra ise kuruluşun yönlendirmesi doğrultusunda ajanslar ve diğer iletişim partnerleri recognition, medya, iletişim ve görünürlük çalışmalarına dahil olabilir. TDX Consulting tarafından hazırlanan kuruma özel değerlendirme raporları ve çalışma dokümanları gizlilik prensibimiz doğrultusunda üçüncü taraflarla doğrudan paylaşılmamaktadır.”

Top Inclusive Brands® metodolojisinin uygulanması, değerlendirme süreci, puanlama, kalite kontrol, recognition uygunluğu ve sonuçların resmî olarak paylaşılması TDX Consulting sorumluluğundadır.

Değerlendirme tamamlandıktan sonraki iletişim ve görünürlük çalışmalarında ise ilgili kuruluşun tercihleri doğrultusunda ajanslar ve diğer üçüncü taraflarla iş birliği yapılabilir.